Утверждена
постановлением
Президиума Ставропольского краевого суда
от 05 ноября 2009 г.
Согласовано
Протокол ЭПК
комитета Ставропольского края
по делам архивов
от 05.10.2009 № 13
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ
НА СУДЕБНЫХ УЧАСТКАХ МИРОВЫХ СУДЕЙ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. № 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным конституционным законом от 17 декабря 1998 г. № 188-ФЗ "О мировых судьях в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации", Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", "Основными Правилами работы архивов организаций", одобренными решением Коллегией Росархива от 06 февраля 2002 г., ГОСТа Р 6.30-2003, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивного фонда Российской федерации и других архивных в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 (ред. от. 16 февраля 2009 г. № 68), Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив Федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157 (ред. от 28 августа 2007 г. № 102), Временной инструкцией
по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Ставропольского края, утвержденной постановлением Президиума Ставропольского краевого суда от 24 апреля 2008 г., Типовой номенклатурой судебных дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей с указанием сроков хранения дел и документов от 30 декабря 2008 г., Методическими рекомендациями по организации работы архива у мирового судьи, разработанными Судебным департаментом при Верховном суде Российской Федерации.
1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок подготовки и оформления документов к последующему хранению в архиве судебных участков мировых судей, их использования, определения сроков хранения, отбора на постоянное хранение, а также выделения к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
1.3. Работа с судебными документами, как в делопроизводстве, так и в архиве судебных участков мировых судей представляет собой единый процесс.
Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов, обеспечение сохранности всех документов, имеющих научную и практическую ценность, является важнейшей задачей делопроизводственной службы и архива судебных участка мировых судей.
1.4. Правильная организация работы с документами, своевременный и квалифицированный отбор дел, производств, нарядов для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной информации о деятельности мирового судьи.
II. Подготовка и оформление дел (материалов), нарядов
и других документов (журналов, учетно-статистических
карточек) к последующему хранению в архиве судебных участков
мировых судей, определение сроков хранения, отбор
на постоянное хранение, а также выделение к уничтожению
документов, не подлежащих дальнейшему хранению
2.1. Порядок передачи дел (материалов), нарядов и других документов (журналов, учетно-статистических карточек) к последующему хранению в архиве судебных участков мировых судей
2.1.1. Решение на передачу в архив уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, материалов, разрешаемых в порядке исполнения приговоров (далее - материалы), нарядов и других документов (журналов, учетно-статистических карточек и т.п.) принимает мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по делам, обращая внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения, соответствующее оформление и наличие оснований для передачи вышеуказанных документов на хранение в архив судебных участков.
2.1.2. До передачи в архив все законченные делопроизводством судебные дела, материалы, наряды и другие документы (журналы, учетно-статистические карточки) должны быть оформлены в соответствии с требованиями "Основных Правил работы архивов организаций" и ГОСТа Р 6.30-2003.
2.1.3. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, наряды и другие документы (журналы, учетно-статистические карточки) передаются специалистами канцелярии в архив суда ежегодно, не позднее 30 декабря текущего года, по истечении 1 года после завершения их делопроизводством (основания завершения дела делопроизводством предусмотрены в пп. 2.1.12
- 2.1.12.6
, 2.1.13
, 2.1.14
).
2.1.4. В случае необходимости допускается передача дел и документов в архив суда ранее срока, установленного в п. 2.1.3
Инструкции, но только с разрешения мирового судьи.
2.1.5. Гражданские дела о расторжении брака в случае отсутствия отметок о получении сторонами по делу копий решений передаются в архив с указанными копиями (в 2 экз.), подписанными и заверенными печатью мирового судьи.
2.1.6. В конце дела (материала) на отдельном листе
составляется заверительная надпись (приложение 1). В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа; в учетно-статистических карточках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела, материала или чистый оборот листа последнего документа.
Если дело (материал) подшито или переплетено без листа-заверителя
, то он наклеивается за верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, материала.
2.1.7. Уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, наряды и другие документы (журналы, учетно-статистические карточки) передаются в архив по приемосдаточным описям и журналам учета дел, подлежащих передаче в архив.
Судебные дела и документы постоянного хранения передаются по описям
установленного образца (приложение 2).
Документы долговременного (10 лет и более), временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по отдельно составленным описям
(приложение 3).
2.1.8. О передаче дела в архив делается отметка на обороте учетно-статистической карточки с указанием даты и подписи лица, передающего и принимающего дела.
2.1.9. Результаты передачи оформляются актом, в котором указывается: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается заведующей канцелярией, специалистом архива и утверждается мировым судьей. В уголовных, гражданских и делах об административных правонарушениях, подлежащих сдаче в архив, специалисты канцелярии должны прошить, пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить внутреннюю опись
документов, находящихся в деле (материале) (приложение 4).
2.1.10. На обложке дела (материала), подлежащего передаче в архив, мировым судьей проставляется штамп "Дело сдано в архив" с указанием срока хранения в соответствии с "Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей". Штамп о передаче дела в архив проставляется в левом верхнем углу обложки дела.
2.1.11. Специалисты канцелярии аппарата мирового судьи обязаны тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления.
2.1.12. При этом в части основного наказания по уголовному делу основаниями для передачи дел в архив являются, когда:
лицо осуждено к лишению свободы - после получения мировым судьей из учреждения, где содержится подсудимый, уведомления о получении копии приговора (постановления), распоряжения о вступлении в законную силу приговора (постановления). Если лицо, осужденное к лишению свободы, при постановлении приговора находилось на свободе, мировой судья контролирует поступление сообщения органа внутренних дел о взятии лица под стражу и сообщения исправительного учреждения о прибытии осужденного для отбывания наказания;
лицо осуждено к исправительным работам, к обязательным работам, к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, а также осужденных условно с испытательным сроком к лишению свободы, ограничению свободы или исправительным работам - после получения из уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного извещения о принятии к исполнению приговора;
Приложение 14
_________________________________
Наименование архива мирового суда
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
Том № ________
Начат ________
Окончен ________
┌───┬───────────┬──────────────┬──────────┬───────────┬───────────┬──────────────────────────────┬─────────────────────────────────┬────────────────┬──────────┐
│ │ │ Наименование │Название, │Название и │ Крайние │ Поступление описанных │ Выбытие описанных документов │ │ │
│ │ │ организации │ номер и │ номер │ даты │ документов │ │Неописанных дел,│ │
│ │ Дата │(структурного │ дата │ фонда, │поступивших├──────────────────────────────┼─────────────────────────────────┤ документов, │ │
│ № │поступления│подразделения,│документа,│ описи │ или │ Кол-во дел │ Кол-во дел │ листов │ │
│п/п│ и выбытия │лица, архива),│ по │поступивших│ выбывших │ │ │ │Примечание│
│ │документов │ от которой │ которому │ или │документов,├───────────┬──────────┬───────┼───────────┬──────────┬──────────┼─────────┬──────┤ │
│ │ │поступили (или│поступили │ выбывших │включенных │постоянного│временного│ по │постоянного│временного│по личному│ │ │ │
│ │ │ выбыли) │или выбыли│документов │ в опись │ хранения │(свыше 10 │личному│ хранения │ хранения │ составу │поступило│выбыло│ │
│ │ │ документы │документы │ │ │ │ лет) │составу│ │ │ │ │ │ │
├───┼───────────┼──────────────┼──────────┼───────────┼───────────┼───────────┼──────────┼───────┼───────────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │
├───┼───────────┼──────────────┼──────────┼───────────┼───────────┼───────────┼──────────┼───────┼───────────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴───────────┴──────────────┴──────────┴───────────┴───────────┴───────────┴──────────┴───────┴───────────┴──────────┴──────────┴─────────┴──────┴──────────┘
Итого в _____ году поступило ______________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
(для аудио-, видеодокументов - "+" ед. уч.), в том числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло ________________________________ ед. учета ("+" документов, листов), (цифрами и прописью)
в том числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.
Наименование должности лица,
составившего итоговую
годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата
