7. Отдел в своей деятельности подчиняется главе администрации, взаимодействует с комитетом по делам архивов Костромской области, государственными архивами Костромской области, структурными подразделениями администраций иных муниципальных образований Костромской области.
8. Отдел пользуется бланками администрации, печатью администрации в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, архивных копий, выписок из архивных документов.
Отдел может иметь необходимые для своей деятельности штампы, предусмотренные инструкцией по делопроизводству администрации.
9. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, законами Костромской области, иными федеральными и региональными правовыми актами в области архивного дела, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации, комитета по делам архивов Костромской области, Уставом
Буйского муниципального района, муниципальными правовыми актами, настоящим положением.
10. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет бюджета муниципального образования и субвенций, поступающих из областного бюджета и предоставляемых местным бюджетам для осуществления отдельных государственных полномочий в области архивного дела.
11. Обеспечение отдела помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, их содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание, создание необходимых для работы работников отдела условий осуществляет администрация.
12. Полное наименование отдела - отдел по делам архивов администрации Буйского муниципального района.
13. Местонахождение и почтовый адрес отдела: 157000, Костромская область, г. Буй, пл. Революции, д. 7
2. Задачи
Основными задачами отдела являются:
1. Реализация отдельных государственных полномочий, переданных администрации, в области архивного дела, в том числе: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, относящихся к государственной собственности Костромской области и находящихся на территории муниципального образования.
2. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности, расположенных на территории муниципального образования.
3. Обеспечение реализации прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации; информационное обеспечение органов местного самоуправления Буйского муниципального района.
4. Обеспечение соблюдения организациями, расположенными на территории муниципального образования, иными юридическими и физическими лицами действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации, Костромской области, муниципальных правовых актов в области архивного дела.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
1. Обеспечивает хранение:
1) архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью Костромской области и находящихся на территории муниципального образования;
2) архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, в том числе образовавшихся в деятельности:
- органов местного самоуправления муниципального образования, муниципальных музеев, библиотек;
- организаций, находящихся на территории муниципального образования;
- иных юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, а также находящихся в совместном ведении Буйского муниципального района и Костромской области, в том числе документов личного происхождения: семейные архивы, документальные коллекции, мемуары лиц, деятельность которых связана с историей муниципального образования;
3) архивных документов на различных видах носителей по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных (не имеющих правопреемников) организаций, действовавших на территории муниципального образования;
4) учетных документов, архивных справочников, печатных, аудиовизуальных и других материалов, необходимых для осуществления деятельности отдела.
При наличии свободных площадей и по согласованию с главой администрации отдел может принимать на депозитарное хранение документы действующих государственных и муниципальных организаций, а также общественных организаций и граждан на договорной основе.
2. Принимает меры по созданию оптимальных условий для хранения архивных документов и обеспечения их физической сохранности.
3. Осуществляет комплектование архивных фондов отдела документами организаций, находящихся на территории муниципального образования, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, в том числе документами организаций, являющихся государственной собственностью Костромской области.
4. Разрабатывает и по согласованию с комитетом по делам архивов Костромской области представляет на утверждение главе администрации списки организаций-источников комплектования отдела, ведет работу по уточнению этих списков, изучает деятельность и состав документов организаций, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе и в организациях-источниках комплектования отдела.
6. Представляет в администрацию, комитет по делам архивов Костромской области в установленном порядке учетные данные, отчеты, сведения об архивных фондах и архивных документах, находящихся на хранении в отделе и в организациях-источниках комплектования отдела, в том числе являющихся государственной собственностью Костромской области.
7. Рассматривает и представляет на согласование и утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по делам архивов Костромской области положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций-источников комплектования отдела, описи дел постоянного и долговременного срока хранения, дел по личному составу организаций-источников комплектования отдела и ликвидированных организаций, находящихся на территории муниципального образования.
8. Использует архивные документы, хранящиеся в отделе, в том числе:
1) обеспечивает органы местного самоуправления муниципального образования архивной информацией;
2) подготавливает публикации, материалы для средств массовой информации, документальные выставки;
3) в установленном порядке предоставляет архивные документы, хранящиеся в отделе, органам местного самоуправления, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования;
4) исполняет запросы юридических и физических лиц, выдает в установленном порядке организациям и гражданам архивные справки социально-правового и иного характера, копии архивных документов, выписки из архивных документов.
9. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
10. Осуществляет контроль за выполнением организациями, расположенными на территории муниципального образования, иными юридическими и физическими лицами требований действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации, Костромской области, муниципальных правовых актов в области архивного дела.
11. Информирует главу администрации, комитет по делам архивов Костромской области о нарушениях действующего законодательства в области архивного дела на территории муниципального образования, фактах порчи, утраты, незаконного уничтожения документов в организациях.
12. Вносит на рассмотрение главы администрации предложения по обеспечению сохранности архивных документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления муниципального образования, участвует в подготовке проектов муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела, планов, программ развития архивного дела и делопроизводства на территории муниципального образования.
13. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве; внедряет в практику работы отдела научно-методические разработки в области архивного дела, в том числе автоматизированные архивные технологии обработки и поиска информации по хранящимся в отделе архивным документам.
14. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, автоматизированным информационно-поисковым системам, базам данных, архивным справочникам о составе и содержании архивных фондов, хранящихся в отделе, с целью оперативного поиска и использования содержащейся в них информации.
15. Выносит на рассмотрение администрации предложения о передаче архивных фондов и архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
16. В случае исчерпания площади архивохранилищ и невозможности ее увеличения за счет дополнительных помещений организует подготовку и передачу на постоянное хранение находящихся в отделе архивных фондов и архивных документов, описей к ним в один из государственных архивов Костромской области в соответствии с соглашением (договором) между администрацией и комитетом по делам архивов Костромской области.
4. Права
Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
1. Представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
2. Запрашивать и получать в установленном порядке от организаций всех форм собственности независимо от их ведомственной подчиненности, расположенных на территории муниципального образования, необходимые сведения о работе ведомственных архивов и состоянии документов в делопроизводстве, в том числе о документах по личному составу.
3. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований действующего федерального и регионального законодательства в области архивного дела, информировать руководителей организаций о состоянии хранения документов и организации документов в делопроизводстве.
4. Ставить перед органами государственной власти Костромской области, органами местного самоуправления и правоохранительными органами вопросы о привлечении должностных и иных лиц, выполняющих управленческие функции в организациях всех форм собственности, а также физических лиц к уголовной, административной и иной установленной законодательством Российской Федерации, Костромской области ответственности за нарушение законодательства в области архивного дела.
5. Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания, рекомендации по вопросам архивного дела и организации делопроизводства, в том числе по устранению недостатков, выявленных в ходе проверок.
6. Вносить на рассмотрение администрации и комитета по делам архивов Костромской области предложения по развитию архивного дела на территории муниципального образования, улучшению обеспечения сохранности архивных документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов по организации хранения архивных документов и организации документов в делопроизводстве.
7. Участвовать в рассмотрении администрацией вопросов организации архивного дела на территории муниципального образования и подготовке проектов правовых актов в установленной сфере деятельности.
8. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями, по вопросам делопроизводства и работы ведомственных архивов; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
9. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц, расположенных на территории муниципального образования, для участия в решении вопросов сохранности документов.
10. Ставить перед администрацией вопросы об усовершенствовании материально-технической базы отдела, в том числе за счет финансовых средств, предоставленных администрации для осуществления отдельных государственных полномочий в области архивного дела.
11. Использовать информационные системы и телекоммуникационные сети администрации.
5. Организация работы
1. Деятельность отдела организуется в соответствии с годовым планом работы, согласованным с комитетом по делам архивов Костромской области и утвержденным главой администрации.
2. Отдел возглавляет руководитель -главный специалист отдела по делам архивов, который назначается и освобождается от должности главой администрации и непосредственно ему подчиняется.
3. Руководитель отделом:
1) организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций и реализацию предоставленных прав;
2) представляет интересы отдела в отношениях с органами государственной власти Костромской области, органами местного самоуправления муниципального образования, организациями независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, расположенными на территории муниципального образования, в установленной сфере деятельности;
3) отчитывается в установленном порядке о работе отдела, состоянии архивного дела на территории муниципального образования перед администрацией, комитетом по делам архивов Костромской области;
4) распределяет должностные обязанности между работниками отдела, контролирует качественное и своевременное выполнение заданий, несет ответственность за состояние трудовой дисциплины;
5) готовит предложения главе администрации о расстановке кадров, назначении, перемещении, поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников отдела;
6) обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, надлежащую техническую эксплуатацию и содержание архивохранилищ и рабочих помещений; внедряет в практику рациональные способы хранения документов, научно-методические разработки в области архивного дела; совершенствует материально-техническую базу отдела.
4. Руководитель отдела является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей.
5. Отдел выполняет предусмотренные данным положением задачи и функции самостоятельно, а также совместно с работниками государственных, муниципальных архивных учреждений Костромской области, работниками ведомственных архивов организаций, расположенных на территории муниципального образования, по согласованию с их руководством.
6. Для рассмотрения организационно-методических вопросов при отделе может создаваться на общественных началах Совет, состав которого утверждается главой администрации по представлению руководителя отделом.
7. При смене руководителя отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается администрацией и представляется в комитет по делам архивов Костромской области.
8. При реорганизации отдела архивные фонды и архивные документы передаются в установленном порядке учреждению-правопреемнику; при ликвидации отдела или отсутствии правопреемника - в один их государственных архивов Костромской области.
