Письменное обращение гражданина должно быть подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать, помимо изложения существа предложения, заявления или жалобы, также данные о месте его жительства для ответа или уведомления о переадресации извещения, личную подпись и дату. Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит. Представляемые заявителем материалы не должны содержать выражений, оскорбляющих честь и достоинство других лиц.
В случае если к компетенции администрации не относится решение вопроса, изложенного в предложении, жалобе, заявлении, то такие обращения граждан направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу по принадлежности не позднее чем в семидневный срок с уведомлением автора обращения.
Устные обращения граждан принимаются и фиксируются во время личного приема, осуществляемого должностным лицом, а также по "телефонам доверия", при проведении эфиров на радио и телевидении. На устные обращения ответ, как правило, дается в устной форме.
Обращение, поступившее в администрацию города по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением.
1.4. Работа с обращениями является прямой обязанностью руководителей и специалистов администрации города. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в нем, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственные органы или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
1.5. Руководители, специалисты администрации при разрешении предложений, заявлений и жалоб граждан обязаны:
- размещать информацию о днях и часах приема в доступных местах и в доступной форме;
- принимать личное участие в их рассмотрении, внимательно разбираться в существе просьб, в случае необходимости запрашивать нужные документы, направлять работников на места для проверки, принимать другие меры для объективного разрешения поставленных вопросов;
- принимать обоснованные решения по предложениям, заявлениям или жалобам граждан, а также обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
- при необходимости давать гражданам письменный ответ о принятых решениях по их предложениям, заявлениям, жалобам, а в случае их отклонения - указывать мотивированный отказ в сроки, предусмотренные настоящим Положением и действующим законодательством;
- разъяснять заявителям обоснованные в соответствии с законодательством пути и способы решения поставленных ими вопросов;
- проводить личный прием граждан в дни и часы согласно графикам приема структурных подразделений администрации города.
Допускается осуществлять прием граждан в течение рабочего времени без установленных определенных дней и часов приема.
В случае необходимости должностное лицо может пригласить гражданина в удобное для него время в связи с поступившим от него письменным или устным обращением.
1.6. Нарушение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, а также преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений, жалоб либо за содержащую в них критику влекут в отношении виновных лиц ответственность в соответствии с законодательством.
2. СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
2.1. Заявления, жалобы, поступившие в администрацию города, рассматриваются мэром города, заместителями мэра города, начальниками отделов и служб и разрешаются в течение 30 дней со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней. В тех случаях, когда для изучения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены мэром города, его заместителями, но не более чем 30 дней, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
(в ред. постановления мэра города Шимановска от 07.12.2009 № 1070
)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.2. Предложения граждан рассматриваются в срок до 30 дней, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.
(в ред. постановления мэра города Шимановска от 07.12.2009 № 1070
)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.3. Исключен. - Постановление мэра города Шимановска от 07.12.2009 № 1070
.
(см. текст в предыдущей редакции
)
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
3.1. Личный прием граждан по вопросам, отнесенным к компетенции администрации города Шимановска, проводится в целях поддержания непосредственных контактов администрации города Шимановска с населением и оперативного решения актуальных вопросов на основе своевременного и качественного рассмотрения обращений граждан.
3.2. Прием граждан проводят мэр города, его заместители, руководители структурных подразделений администрации города, а также их замещающие или уполномоченные на то лица.
3.3. Должностное лицо, осуществляющее прием граждан, несет ответственность за качество ответов по существу поставленных вопросов и представляемые разъяснения по вопросам, отнесенным к сфере ведения администрации города.
3.4. Запись на прием к мэру города осуществляется ведущим специалистом организационно-контрольного отдела (секретарем мэра) на личном приеме. Место, дни и часы приема граждан устанавливаются регламентом работы мэра города.
3.5. Устные предложения, заявления и жалобы регистрируются в журнале учета приема граждан.
3.6. Прием граждан мэром города проводится два раза в месяц в порядке очередности и по предварительной записи, заводится учетная карточка приема граждан (в которой указываются дата приема, фамилия, имя, отчество заявителя, адрес, краткое содержание обращения). Мэр города, осуществляющий прием, руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами, в пределах своей компетенции вправе удовлетворить обращение; отказать в удовлетворении обращения, разъяснив мотивы отказа; разъяснить способы решения поставленных вопросов в соответствии с действующим законодательством.
3.7. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.8. Граждане, находящиеся в нетрезвом состоянии, на личный прием не допускаются. В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен.
3.9. Учет обращений граждан на личном приеме и контроль за их реализацией осуществляет ведущий специалист организационно-контрольного отдела (секретарь мэра).
Учет обращений граждан, иных должностных лиц и контроль за их выполнением фиксируется в журналах структурных подразделений администрации города.
4. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ
4.1. Мэр города знакомится с содержанием предложения, заявления, жалобы граждан и всеми документами, сопутствующими обращению, накладывает на регистрационную карточку резолюцию, дает указание о сроках контроля своего решения по обращению.
4.2. На каждого обратившегося с заявлением о личном приеме записывается в журнале содержание устного или письменного обращения.
4.3. Контроль за исполнением решений по предложениям, заявлениям, жалобам граждан ведется с помощью регистрационной карточки.
Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, ставятся на контроль. В этом случае на регистрационно-контрольной карточке ставится знак "К" или пишется слово "Контроль". Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращений, заявлений, жалоб.
4.4. Мэр города при необходимости назначает комиссию по проверке фактического исполнения указания. К работе в комиссии могут привлекаться специалисты администрации.
4.5. Карточки учета и приема граждан мэром города после их исполнения должны быть возвращены ведущему специалисту организационно-контрольного отдела (секретарю мэра) со всеми относящимися к ним материалами для централизованного формирования дела и картотеки.
4.6. Ответы на предложения, заявления, жалобы граждан, поступившие через вышестоящие органы государственной власти, дают руководители отделов и служб с обязательной подписью мэра города или заместителя мэра города с 15-дневным сроком исполнения с указанием ответственного исполнителя.
4.7. Ответы на письма, жалобы и заявления граждан, поступившие в администрацию от жителей, юридических лиц города и других городов, дают должностные лица органа местного самоуправления (начальники отделов и руководители служб администрации).
(в ред. постановления мэра города Шимановска от 07.12.2009 № 1070
)
(см. текст в предыдущей редакции
)
4.8. Срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на один месяц должностным лицом, давшим поручение о его рассмотрении.
4.9. Ответ на устные предложения, заявления, жалобы граждан может быть дан в письменной и устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в учетной карточке приема граждан.
На письменные предложения граждан ответы даются только в письменном виде. Регистрационный номер ответа состоит из регистрационного индекса и даты отправления ответа.
Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.
4.10. Руководители или по их поручению другие должностные лица структурных подразделений должны анализировать и обобщать обращения граждан по тематическим, социальным и другим аспектам для принятия мер по устранению причин, порождающих жалобы и нарушения прав граждан, ежеквартально представлять в организационно-контрольный отдел информацию для обобщения и доклада мэру города.
5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ОБРАЩЕНИЯМ
5.1. Делопроизводство по обращениям граждан в администрации города ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на ведущего специалиста организационно-контрольного отдела (секретаря мэра) в случаях личного приема мэром города и на должностных лиц администрации города при рассмотрении ими предложений, заявлений и жалоб граждан.
(в ред. постановления мэра города Шимановска от 07.12.2009 № 1070
)
(см. текст в предыдущей редакции
)
5.2. Централизованный учет и контроль в администрации города за исполнением письменных обращений граждан и ведению делопроизводства по ним возлагаются на организационно-контрольный отдел.
5.3. Делопроизводство по обращениям ведется с соблюдением необходимых требований инструкции по делопроизводству.
5.4. Все поступающие в администрацию города в адрес мэра города письменные обращения граждан должны быть приняты и централизованно зарегистрированы в организационно-контрольном отделе.
Конверты к письмам граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, или когда дата почтового штемпеля необходима для отправителя, или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения отправлений, а также в других необходимых случаях.
5.5. Поступившие предложения, заявления, жалобы граждан регистрируются в журнале учета приема граждан по личным вопросам. Каждому обращению присваивается регистрационный номер, соответственно регистрационному номеру в журнале заводится учетная карточка приема граждан и дело.
5.6. Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого предложения, заявления, жалобы.
Повторными следует считать предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.
5.7. Коллективным обращением признается обращение, подписанное двумя или более авторами, а также обращение, поступившее от имени организаций или общественных объединений.
5.8. Прием и первичная обработка письменных обращений осуществляется организационно-контрольным отделом. Обращения подлежат регистрации в день получения, но не позднее трех дней после поступления.
5.9. Передача обращения из одного структурного подразделения в другое, минуя организационно-контрольный отдел, не допускается.
5.10. Обращение, поступившее с сопроводительным документом государственного органа, органа местного самоуправления, учитывается по фамилии заявителя с указанием реквизитов сопроводительного документа.
5.11. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1. Не допускается перерегистрация обращений, не рассмотренных в истекшем году, с последующим присвоением порядкового номера текущего года.
5.12. Регистрация обращений осуществляется в учетных формах. Одновременно на впервые поступившее обращение составляется алфавитно-учетная карточка по первой букве фамилии гражданина (на коллективные обращения карточка заполняется по фамилии первого заявителя или по наименованию организации, делается пометка "Коллективная").
5.13. На алфавитно-учетной карточке проставляется номер, в котором цифра обозначает год поступления обращения.
5.14. Повторное обращение регистрируется так же, как первичное.
В правом верхнем углу первой страницы повторных обращений, на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно", и подбирается вся предшествующая переписка.
(в ред. постановления мэра города Шимановска от 07.12.2009 № 1070
)
(см. текст в предыдущей редакции
)
5.15. Если в обращении затрагиваются вопросы, подлежащие рассмотрению в нескольких структурных подразделениях администрации города, подлинник обращения передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, копии - соисполнителю.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа заявителю или письма в государственный орган, а также за рассмотрение обращения в установленный срок.
Решение, принятое по такому обращению, должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.
5.16. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации города.
(п. 5.16 в ред. постановления мэра города Шимановска от 07.12.2009 № 1070
)
(см. текст в предыдущей редакции
)
5.17. Хранятся дела по устным обращениям граждан в структурных подразделениях администрации города по месту обращения или в приемной мэра города по итогам личного приема мэра города. Дела могут использоваться в справочных целях.
5.18. Законченные производством дела по предложениям, заявлениям, жалобам граждан хранятся в течение пяти лет. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией администрации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан, такое решение подлежит обязательному утверждению мэром города.
5.19. По истечении срока хранения документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению по акту.
5.20. Действие настоящего Положения не распространяется на ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным, гражданско-процессуальным, трудовым законодательством РФ, положением об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, другим законодательством РФ.