2) организация контроля за своевременным выполнением структурными подразделениями Администрации ЗАТО Северск, а также муниципальными предприятиями и учреждениями правовых актов Администрации ЗАТО Северск, поручений Главы Администрации ЗАТО Северск, данных на совещаниях и по поступившим (входящим) документам;
3) организация работы по всестороннему и объективному рассмотрению заявлений, жалоб и предложений граждан, поступивших в Администрацию ЗАТО Северск;
4) организация работы по информатизации структурных подразделений Администрации ЗАТО Северск; методическое обеспечение процесса внедрения и эксплуатации информационных технологий и контроль за их использованием в структурных подразделениях Администрации ЗАТО Северск;
5) организация хозяйственного и транспортного обеспечения структурных подразделений Администрации ЗАТО Северск, содержание и эксплуатация здания Администрации ЗАТО Северск, иных помещений, в которых расположены структурные подразделения Администрации ЗАТО Северск, в надлежащем состоянии и обеспечения соблюдения мер противопожарной безопасности и производственной санитарии.
III. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ
5. Управление делами выполняет следующие функции:
1) разработка квартального плана работы Администрации ЗАТО Северск в соответствии с Регламентом
Администрации ЗАТО Северск, контроль за его исполнением;
2) поэтапное внедрение системы электронного документооборота - сканирование и хранение служебных писем и обращений граждан, автоматизированное внесение указаний по исполнению документов, электронная рассылка документов исполнителям;
3) методическое руководство ведением делопроизводства в структурных подразделениях Администрации ЗАТО Северск;
4) осуществление приемки поступающей (входящей) корреспонденции и ее регистрация с использованием системы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Гран-Док" по единой входящей нумерации (кроме корреспонденции, поступающей из федеральных органов исполнительной власти, и корреспонденции с грифом "Для служебного пользования", каждая из которых учитывается отдельно); регистрация с использованием карточной системы и направление по адресам отправляемой (исходящей) из Администрации ЗАТО Северск корреспонденции;
5) осуществление контроля за оформлением и визированием проектов правовых актов Администрации ЗАТО Северск; введение постановлений и распоряжений в базу данных системы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Гран-Док" в соответствии с технологической инструкцией; копирование и направление по адресам, согласно спискам рассылки, постановлений и распоряжений Администрации ЗАТО Северск; выдача копий, выписок и справок по этим документам в соответствии с установленным порядком;
6) осуществление приемки проектов документов от исполнителей и формирование папки для доклада Главе Администрации ЗАТО Северск;
7) ведение журнальной системы учета выдачи корреспонденции структурным подразделениям Администрации ЗАТО Северск и экспедиторам организаций ЗАТО Северск;
8) осуществление регулярных (не реже одного раза в 2 часа) приема и рассылки корреспонденции по электронной почте;
9) обеспечение доставки отправляемой (исходящей) корреспонденции в организации ЗАТО Северск, в городской узел почтовой связи;
10) осуществление контроля за исполнением правовых актов Администрации ЗАТО Северск, решений Думы ЗАТО Северск, поручений Главы Администрации ЗАТО Северск, данных на совещаниях и по поступившим документам;
11) ежемесячная подготовка информации Главе Администрации ЗАТО Северск о состоянии выполнения правовых актов органов местного самоуправления ЗАТО Северск и поручений Главы Администрации ЗАТО Северск; подготовка предложений Главе Администрации ЗАТО Северск о применении мер ответственности к должностным лицам структурных подразделений Администрации ЗАТО Северск за неисполнение правовых актов органов местного самоуправления ЗАТО Северск и поручений Главы Администрации ЗАТО Северск;
12) оказание методической помощи структурным подразделениям Администрации ЗАТО Северск, муниципальным предприятиям и учреждениям в организации контроля за исполнением постановлений, распоряжений Администрации ЗАТО Северск и поручений Главы Администрации ЗАТО Северск;
13) организация оповещения (приглашения) должностных лиц на совещания у Главы Администрации ЗАТО Северск (по его поручению);
14) организация подготовки аппаратных совещаний и совещаний "Час контроля", оформление и рассылка протоколов совещаний;
15) заверение (в необходимых случаях) копий документов, подписанных Главой Администрации ЗАТО Северск и его заместителями;
16) размещение на сайте Администрации ЗАТО Северск в сети Интернет нормативных правовых актов Администрации ЗАТО Северск;
17) направление копий постановлений Администрации ЗАТО Северск для формирования Регистра муниципальных нормативных правовых актов Томской области на бумажном и электронном носителях;
18) направление копий постановлений и распоряжений Администрации ЗАТО Северск по социально значимым вопросам для ведения баз данных справочно-правовых систем "КонсультантПлюс", "Гарант", "Кодекс";
19) учет и хранение в установленном порядке документов по роду служебной деятельности Управления делами;
20) ведение справочно-информационной работы по документам Администрации ЗАТО Северск, хранящимся в Управлении делами, с использованием средств оргтехники и компьютеров;
21) формирование сводной номенклатуры дел в Администрации ЗАТО Северск;
22) организация работы по учету и хранению законченных делопроизводством дел Администрации ЗАТО Северск и передаче их в архив в соответствии с руководящими документами Росархива;
23) ведение учета и осуществление контроля за выполнением в установленные сроки поручений Главы Администрации ЗАТО Северск по устным и письменным обращениям граждан; анализ и обобщение состояния этой работы;
24) обеспечение своевременного уведомления граждан о результатах рассмотрения их обращений;
25) организация работы приемных Главы Администрации ЗАТО Северск и заместителей Главы Администрации ЗАТО Северск;
26) организация личного приема граждан Главой Администрации ЗАТО Северск и заместителей Главы Администрации ЗАТО Северск;
27) создание организационных механизмов в соответствии с нормативными правовыми актами, действующими в области информационных технологий, связи и технической защиты информации для формирования единого информационного пространства на территории городского округа ЗАТО Северск Томской области;
28) организация работы по защите информации в Администрации ЗАТО Северск;
29) организация работы по приобретению, внедрению и эксплуатации технических и программных средств информационно-вычислительных систем, а также созданию, адаптации, внедрению и эксплуатации системного и прикладного программного обеспечения и программно-технических комплексов в структурных подразделениях Администрации ЗАТО Северск;
30) установка, настройка, эксплуатация прикладного программного обеспечения корпоративных информационных технологий в Администрации ЗАТО Северск;
31) разработка программного обеспечения для небольших локальных задач в интересах структурных подразделений Администрации ЗАТО Северск на выбранном в соответствии с техническими концепциями платформенном программном обеспечении - программирование под используемые в данный момент в Администрации ЗАТО Северск серверные операционные системы и системы управления базами данных;
32) обеспечение приобретения, складского хранения, установки на рабочих местах, учета, эксплуатации, ремонта и модернизации парка компьютерного оборудования и другой электронной техники, распределение и установка вновь приобретенного или имеющегося на складе исправного оборудования в подразделениях Администрации ЗАТО Северск (по согласованию с начальником Управления делами);
33) обеспечение эксплуатации, ремонта и развития телефонного и иного оборудования связи в Администрации ЗАТО Северск;
34) техническая защита информации, обрабатываемой средствами вычислительной техники (далее - СВТ), и автоматизированных информационных ресурсов, администрирование сетей передачи данных;
35) техническая защита СВТ, обрабатывающих информацию, содержащую государственную тайну, специальных выделенных помещений и участие в их аттестации совместно со специалистами режимно-секретного отдела Администрации ЗАТО Северск и сторонними организациями, имеющими лицензию на проведение таких работ;
36) организация работ по:
а) переходу на предоставление муниципальных услуг в электронном виде;
б) сопровождению автоматизированной системы делопроизводства и документооборота "Гран-Док";
в) сопровождению программного комплекса "Регистр населения ЗАТО Северск";
г) сопровождению электронного документооборота Управления Федерального казначейства по Томской области, Отделения по г. Северску УФК по Томской области и системы "Банк - Клиент" в Администрации ЗАТО Северск;
д) техническому сопровождению официального сайта Администрации ЗАТО Северск в сети Интернет;
37) анализ информационной безопасности в локальной вычислительной сети Администрации ЗАТО Северск (далее - ЛВС), в работе серверного оборудования и в протоколах взаимодействия пользователей структурных подразделений Администрации ЗАТО Северск, имеющих выход во внешние сети передачи данных посредством электронной почты и в сеть Интернет через коммуникационно-серверное оборудование Администрации ЗАТО Северск;
38) обеспечение эксплуатации, ремонта и модернизации оборудования ЛВС, серверного оборудования ЛВС;
39) анализ случаев сбоев и аварийных ситуаций в работе телекоммуникационного оборудования в ЛВС, автоматизированных рабочих мест сотрудников структурных подразделений Администрации ЗАТО Северск, участников совместной работы в ЛВС, подготовка предложений и проведение работ по их ликвидации, реализация мероприятий по повышению надежности работы оборудования;
40) обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения Администрации ЗАТО Северск;
41) организация и контроль за стабильной работой инженерного оборудования зданий Администрации ЗАТО Северск, гаражей, транспорта, обслуживающих Администрацию ЗАТО Северск;
42) обеспечение правильной технической эксплуатации, бесперебойной работы, ремонта электронного оборудования, средств связи и других технических устройств, установленных в зданиях Администрации ЗАТО Северск;
43) участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий и инженерных систем), составление смет хозяйственных расходов;
44) организация и контроль за использованием и сохранностью материальных ценностей, находящихся на балансе Администрации ЗАТО Северск;
45) обеспечение содержания помещений, зданий и гаражей Администрации ЗАТО Северск в надлежащем санитарно-гигиеническом состоянии;
46) разработка графиков и организация работ по текущему и капитальному ремонтам помещений, зданий, гаражей, автотранспорта Администрации ЗАТО Северск и контроль за их выполнением;
47) разработка, организация и контроль за выполнением мероприятий по подготовке зданий Администрации ЗАТО Северск и гаражей к работе в зимних условиях и в весенний период;
48) обеспечение структурных подразделений Администрации ЗАТО Северск мебелью, хозяйственным инвентарем, оборудованием, счетно-вычислительной техникой, осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта;
49) организация оформления необходимых документов для заключения договоров об оказании услуг, получения и хранения канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечение ими структурных подразделений Администрации ЗАТО Северск, а также ведения учета их расходования и составления установленной отчетности;
50) контроль за рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей;
51) обеспечение выполнения противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря;
52) участие в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей;
53) организация охраны общественного порядка и пропускного режима в здании Администрации ЗАТО Северск;
54) участие в мероприятиях Администрации ЗАТО Северск по мобилизационной подготовке, в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций.
IV. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ
6. В целях осуществления своих функций Управление делами имеет следующие полномочия:
1) в установленном порядке запрашивать и получать необходимую информацию от руководителей структурных подразделений Администрации ЗАТО Северск, муниципальных предприятий и учреждений, граждан;
2) направлять должностных лиц Управления делами для участия в заседаниях и совещаниях, проводимых Администрацией ЗАТО Северск, Думой ЗАТО Северск и Мэром ЗАТО Северск;
3) пользоваться в установленном порядке документами и информацией, в том числе автоматизированными банками данных Администрации ЗАТО Северск;
4) реализовывать иные полномочия и права в соответствии с Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации" и Законом
Томской области "О муниципальной службе в Томской области".
V. РУКОВОДСТВО И СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ
7. Управление делами возглавляет заместитель Главы Администрации ЗАТО Северск - начальник Управления делами, назначаемый Главой Администрации ЗАТО Северск (далее - начальник Управления делами).
8. Начальник Управления делами:
1) руководит деятельностью Управления делами, вносит предложения Главе Администрации ЗАТО Северск по формированию структуры и штатного расписания Управления делами;
2) распределяет между работниками Управления делами служебные обязанности, фиксируемые в их должностных инструкциях;
3) вносит предложения Главе Администрации ЗАТО Северск о приеме, перемещении, освобождении от должности, а также поощрении работников Управления делами и наложении на них дисциплинарных взысканий;
4) участвует в заседаниях органов, образуемых Главой Администрации ЗАТО Северск;
5) представляет Управление делами в отношениях с государственными органами и органами местного самоуправления, юридическими лицами и гражданами в пределах своей компетенции;
6) утверждает положения о структурных подразделениях Управления делами.
(пп. 6 введен постановлением
Администрации ЗАТО Северск от 24.06.2011 № 1307)
9. В случае отсутствия начальника Управления делами его полномочия осуществляет его заместитель.
10. Работники Управления делами выполняют свои обязанности в строгом соответствии с настоящим Положением, должностными инструкциями и Правилами внутреннего трудового распорядка Администрации ЗАТО Северск.
11. Начальник Управления делами в пределах своих полномочий несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на Управление делами.
12. Другие работники Управления делами несут персональную ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей и соблюдение должностных инструкций.
13. В Управление делами входят следующие структурные подразделения:
1) общий отдел;
2) отдел информационных технологий;
3) отдел по работе с обращениями граждан;
4) хозяйственно-эксплуатационный участок.