АДМИНИСТРАЦИЯ ПРОМЫШЛЕННОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 7 декабря 2010 г. № 97
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ,
КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И АРХИВНЫХ ФОНДОВ"
На основании постановления
коллегии администрации Промышленновского муниципального района от 18.12.2010 № 69 "Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов оказания муниципальных услуг в Промышленновском муниципальном районе"
1. Утвердить Административный регламент
исполнения муниципальной функции "Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов" согласно приложению.
2. Организационному отделу (Белоус Л.И.) опубликовать настоящее постановление в газете "Эхо" и разместить на сайте администрации Промышленновского муниципального района в сети Интернет.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы района по организационно-территориальным вопросам Л.Н.Иванову.
4. Постановление вступает в силу со дня опубликования.
И.о. главы района
В.А.ЕРЕМЕЕВ
Приложение
к постановлению
коллегии администрации
Промышленновского
муниципального района
от 7 декабря 2010 г. № 97
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ,
КОМПЛЕКТОВАНИЯ УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И АРХИВНЫХ ФОНДОВ"
1. Общие положения
Административный регламент по исполнению муниципальной функции по организации хранения архивных документов и архивных фондов (далее - Регламент) определяет сроки исполнения и последовательность действий (административные процедуры) в процессе реализации по исполнению архивным отделом администрации Промышленновского муниципального района муниципальной функции.
1.1. Наименование муниципальной функции
Муниципальная функция "Организация хранения архивных документов и архивных фондов" включает в себя:
- хранение архивных документов и архивных фондов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Кемеровской области, в том числе архивных документов поселений Промышленновского муниципального района;
- хранение документов по личному составу организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории Промышленновского муниципального района;
- хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления деятельности архивного отдела.
1.2. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции по ведению организации хранения архивных документов и архивных фондов осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами п. 16 ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 06.10.2003 № 131 ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".
- Законом
Кемеровской области от 26.03.2007 № 35-ОЗ "Об архивном деле".
- Законом
Кемеровской области от 13.10.2005 № 105-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Кемеровской области".
1.3. Наименование органа исполнительной власти, непосредственно исполняющего муниципальную функцию
Исполнение муниципальной функции осуществляется архивным отделом администрации Промышленновского муниципального района (далее - архивный отдел). Технологическое обеспечение исполнения муниципальной функции осуществляется во взаимодействии с архивным управлением Кемеровской области, делопроизводственными службами организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования архивного отдела.
Результатом исполнения муниципальной функции является обеспечение сохранности архивных документов в нормальном физическом состоянии, исключающее их хищение и утрату.
2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции
Порядок информирования об исполнении муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции не связано с письменным или устным запросом заявителя.
Архивные документы организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования архивного отдела принимаются на хранение в архивный отдел в соответствии с графиком комплектования архивного отдела архивными документами, утвержденным заместителем главы Промышленновского муниципального района по организационно-территориальным вопросам Исполнение муниципальной функции осуществляется на постоянной основе.
Исполнение муниципальной функции осуществляется начальником архивного отдела.
Хранение документов, принятых от организаций по их просьбе досрочно, а также временное (депозитарное) хранение документов организаций в архивном отделе, имеющих статус юридического лица, осуществляется на договорной основе.
Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес:
652380, пгт. Промышленная, ул. Коммунистическая, д. 23а.
Распорядок работы:
ежедневно с 8.30 до 17.30, перерыв с 13.00 до 14.00,
выходной: суббота, воскресенье.
Телефоны для справок: 7-45-63, 7-42-46.
3. Административные процедуры
Организация исполнения муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- проверка физического и технического состояния поступивших на хранение в архивный отдел, в соответствии с актом приема-передачи документов на хранение, и других архивных документов;
- фондирование архивных документов;
- рациональное размещение архивных документов в архивном отделе;
- осуществление контроля за движением архивных документов и их физическим состоянием;
- копирование архивных документов;
- восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов.
Поступившие в архивный отдел документы до передачи в архивохранилище размещаются в помещении приема и временного хранения.
Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов проводится не позднее 3 месяцев с момента приема.
В случае выявления недостатков физического и технического состояния документов проводится их устранение.
Архивные документы поступают на хранение в архивохранилище, где располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.
Обособленному хранению подлежат учетные архивные документы.
Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, профилактической и технической обработки.
Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене начальника архивного отдела проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архивного отдела или их отдельных частей (групп).
Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов, составленном на основании листа проверки. Одновременно с актом проверки при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.
В случае обнаружения в итоговой записи к описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.
Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
Архивные документы, причины, отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
Систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года.
Результаты проверки оформляются в установленном порядке.
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.
Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.
Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в листе-заверителе, акте проверки наличия и состояния архивных документов.
Страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится обособленно.
Восстановление свойств, технических характеристик и долговечности архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. В первую очередь реставрации подлежат особо ценные документы.
4. Порядок и формы контроля по исполнению муниципальной функции
Контроль по предоставлению муниципальной услуги включает в себя проведение проверок.
Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению муниципальной функции, проверок соблюдения и исполнения положений Административного регламента.
5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения в ходе исполнения муниципальной функции
По результатам исполнения муниципальной функции организации и граждане имеют право на обжалование решений, принятых в ходе исполнения муниципальной функции, действий или бездействия должностного лица, исполняющего муниципальную функцию, в вышестоящие органы в досудебном порядке, а также в судебные органы.
