АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30 мая 2011 г. № 179-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
На основании Устава
городского округа "Город Хабаровск" и в целях дальнейшего совершенствования организации контроля и исполнения распорядительных документов и других документов администрации города:
1. Утвердить Положение
о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации г. Хабаровска согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Признать утратившим силу распоряжение
администрации города Хабаровска от 22.11.2010 № 477-р "Об утверждении Положения о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации города Хабаровска".
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на начальника контрольного управления администрации города Костырина В.А.
Мэр города
А.Н.Соколов
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением
администрации города Хабаровска
от 30 мая 2011 г. № 179-р
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
1. Термины и понятия, используемые в Положении
В Положении употребляются следующие понятия и определения.
Автоматизированная система контроля - контроль за исполнением документов с использованием ПЭВМ, программы "Контроль за исполнением директивных документов", автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док".
Внутренний контроль - контроль за исполнением документов вышестоящих органов.
Контроль за исполнением - комплекс мер, направленный на своевременное, полное и качественное исполнение документов, с обобщениями и выводами.
Контролирующая структура - контрольное управление, управление делами (общий отдел, сектор по рассмотрению обращений граждан), осуществляющие постановку документов на контроль и контроль за их исполнением.
Ответственный за исполнение - должностное лицо, на которое возложена обязанность по контролю за исполнением документа исполнителями и ответственность за полноту и своевременность исполнения контролируемых документов.
Ответственный исполнитель - исполнитель, указанный первым в отдельном пункте, если исполнителей несколько.
Исполнитель - должностное лицо, на которое возложена обязанность по непосредственному исполнению документа.
Документы - постановления, распоряжения, другие документы и материалы, указанные в пп. 2.2
настоящего Положения, подлежащие контролю.
Контрольная карточка - документ, определяющий итоговые и промежуточные сроки исполнения мероприятий, указанных в документах, сроки представления ответственным за исполнение информации в контролирующую структуру.
Структурное подразделение администрации города - департамент, комитет по управлению округом, управление, служба.
2. Общие положения
2.1. Необходимость постановки документа, отдельного пункта документа на контроль в администрации города определяют мэр города, начальник контролирующей структуры администрации города. Заместители мэра города, руководители структурных подразделений определяют необходимость контроля за документами, поступившими непосредственно в их адрес, и собственными документами.
2.2. Документы, подлежащие контролю за исполнением в администрации города в соответствии с пп. 2.1
настоящего Положения:
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Хабаровского края с резолюцией мэра города;
- постановления и распоряжения администрации и мэра города;
- поручения мэра города, данные на аппаратном совещании при мэре города;
- поручения мэра города, данные им в ходе объездов объектов строительства и городского хозяйства;
- поручения мэра города, данные на проводимых им совещаниях;
- другие поручения, указания мэра города, по которым определены исполнители;
- решения Хабаровской городской Думы, в которых даны поручения администрации города;
- обращения граждан;
- поручения мэра города, данные в виде резолюции на материалах личного приема руководителей предприятий, учреждений, организаций и граждан;
- корреспонденция, поступающая от предприятий, учреждений и организаций;
- высказывания в средствах массовой информации, направленные в адрес администрации.
2.3. На контроль могут быть поставлены: весь документ, его отдельный пункт.
3. Система контроля за исполнением документов
3.1. Общий контроль за исполнением документов в администрации города осуществляется через контролирующие структуры:
- контрольное управление: указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Хабаровского края с резолюцией мэра города, постановления и распоряжения администрации и мэра города, поручения мэра города, данные на аппаратном совещании при мэре города, поручения мэра города, данные им в ходе объездов, поручения мэра города, данные на проводимых им совещаниях, другие поручения, указания мэра города, по которым определены исполнители, решения Хабаровской городской Думы, в которых даны поручения администрации города;
- управление делами: обращения граждан, поручения мэра города, данные в виде резолюции на материалах личного приема руководителей предприятий, учреждений, организаций и граждан, корреспонденция, поступающая от предприятий, учреждений и организаций, высказывания в средствах массовой информации, направленные в адрес администрации.
3.2. Контроль за фактическим исполнением документов, отдельных пунктов документов по срокам осуществляют:
- заместители мэра города по своим направлениям деятельности;
- советник мэра города - оперативный контроль за исполнением поручений мэра, изложенных в резолюциях на документах, за ведением протоколов совещаний аппарата управления;
- советник мэра города по взаимодействию с правоохранительными органами - оперативный контроль за выполнением поручений мэра города по вопросам взаимодействия с правоохранительными органами;
- консультанты и помощники заместителей мэра города - оперативный контроль за ходом исполнения документов по направлениям деятельности;
- в структурных подразделениях администрации города - руководители этих структурных подразделений.
3.3. Заместители мэра города и руководители структурных подразделений несут ответственность за координацию, своевременность и полноту исполнения контролируемых документов, отдельных пунктов документов. При необходимости определяют исполнителей, которые разрабатывают планы мероприятий по исполнению контролируемых документов.
Копия плана мероприятий представляется в контрольное управление не позднее 7 дней с момента подписания мэром города распорядительного акта, поставленного на контроль.
4. Порядок организации контроля за исполнением документов
в контролирующих структурах
4.1. Контроль за исполнением документов в администрации города и ее структурных подразделениях осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля.
4.2. Первичная обработка и регистрация документов производится в соответствии с требованиями Инструкции
по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска.
4.3. Ответственный за исполнение и сроки исполнения документа определяются при подготовке проектов правовых актов администрации и мэра города, о чем указывается в самих документах. Проекты правовых актов администрации и мэра города в обязательном порядке согласовываются с контрольным управлением.
4.4. Документы, указанные в пп. 2.2
настоящего Положения, передаются в соответствующую контролирующую структуру для определения необходимости постановки их на контроль и оформления контрольной карточки.
4.5. Контрольная карточка в обязательном порядке прилагается к документу, поставленному на контроль.
В контрольной карточке указываются: пункты (поручения), подлежащие контролю; сроки исполнения пунктов (поручений) документа; сроки исполнения документа в целом; ответственный за исполнение; исполнители; сотрудник контролирующей структуры, осуществляющий контроль за исполнением документа.
Должностные лица, указанные первыми в контрольной карточке среди исполнителей, являются ответственными исполнителями.
В случае, когда обязанность за непосредственное исполнение документа или одного из его пунктов возложена на руководителей структурных подразделений администрации города, ответственным исполнителем определяется заместитель мэра города, в подчинении которого находятся данные структурные подразделения, а исполнителями - руководители указанных структурных подразделений.
При возложении обязанности по непосредственному исполнению документа или одного из его пунктов на руководителей муниципальных предприятий, учреждений, ответственным исполнителем определяется руководитель структурного подразделения, которому подведомственны данные муниципальные предприятия, учреждения, а исполнителями - руководители муниципальных предприятий, учреждений.
Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения).
Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.
4.6. На распорядительные документы, в которых определены длительные сроки исполнения (более одного месяца), сотрудник контролирующей структуры, осуществляющий контроль за исполнением документа, оформляет контрольное дело. В дело помещаются: копия распорядительного документа, контрольная карточка, план организационных мероприятий по исполнению документа, информация исполнителей и другие материалы, отражающие ход выполнения документа.
4.7. Поставленный на контроль документ не позднее следующего дня с момента поступления возвращается в общий отдел для рассылки вместе с контрольной карточкой ответственному за исполнение и исполнителям, указанным в контрольной карточке.
4.8. Исполнители готовят информацию об исполнении контрольного документа или отдельного пункта за подписью ответственного исполнителя. В случае необходимости продления срока исполнения отдельного пункта документа представляют мотивированные предложения ответственному исполнителю о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.
Если ответственный исполнитель в контрольной карточке отсутствует, исполнители представляют информацию непосредственно ответственному за исполнение в порядке и сроки, указанные в п. 4.9
настоящего Положения.
4.9. Ответственный исполнитель направляет информацию об исполнении контрольного документа или отдельного пункта ответственному за исполнение за сутки до указанного срока в контрольной карточке. В случае необходимости продления срока исполнения отдельного пункта документа направляет предложения ответственному за исполнение не позднее чем в 5-дневный срок с даты подписания поручения. Копию вышеуказанной информации - в соответствующую контролирующую структуру.
4.10. Ответственный за исполнение в сроки, указанные в контрольной карточке, представляет мэру города информацию и отчетные материалы по исполнению документа с предложениями о снятии документа с контроля, копию вышеуказанной информации - в соответствующую контролирующую структуру. В информации об исполнении должны быть отражены: наименование документа; его номер; дата; конкретные результаты работы; сроки исполнения.
При необходимости продления срока исполнения отдельного пункта документа или документа в целом ответственный за исполнение не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока представляет мэру города мотивированную просьбу по этому вопросу и предложения о новом сроке, копию вышеуказанного документа представляет в соответствующую контролирующую структуру.
4.11. Руководитель, не представивший в сроки, указанные в контрольной карточке, отчет об исполнении документа или не выполнивший требование документа, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.12. Руководитель контролирующей структуры имеет право принимать решение о продлении срока исполнения отдельных пунктов документа, не выходя в целом за срок исполнения самого документа, или снятии с контроля отдельного пункта документа с отметкой о направлении его в дело.
4.13. Мэр города своим решением в форме резолюции на документе, представленном ответственным за исполнение, или принятием распорядительного акта снимает документ с контроля либо устанавливает новый срок его исполнения. О принятом мэром города решении ответственный за исполнение ставит в известность соответствующую контролирующую структуру и всех заинтересованных лиц в 3-дневный срок.
4.14. Датой исполнения документа или отдельного пункта документа является дата регистрации поступившего документа в контролирующую структуру.
4.15. Для снятия с контроля исполнительно-распорядительных актов администрации и мэра города контрольное управление готовит проект распоряжения администрации города о снятии с контроля указанных документов.
4.16. Снятие документа с контроля не означает его отмену. Дальнейшая работа и контроль за его исполнением продолжаются непосредственно в структурном подразделении.
5. Учет и анализ результатов исполнения документов
5.1. Контролирующая структура анализирует и обобщает результаты и ход исполнения документов ответственными за исполнение, ежемесячно готовит напоминание по документам, срок исполнения которых истекает на 1-е число месяца.
5.2. Результат исполнения документов, поставленных на контроль, контролирующая структура представляет мэру города в соответствии с п. 11 ст. 18
Регламента администрации города Хабаровска, утвержденного распоряжением администрации города Хабаровска от 11.01.2011 № 6-р.
