ТУЛЬСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ОДОЕВСКИЙ РАЙОН
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 1 ноября 2010 г. № 899
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
"ОБ ОТДЕЛЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ОДОЕВСКИЙ РАЙОН"
В соответствии с решением Собрания представителей муниципального образования Одоевский район № 12-155 от 30.04.2010 "О структуре администрации муниципального образования Одоевский район" администрация муниципального образования Одоевский район постановляет:
1. Утвердить Положение
"Об отделе муниципального архива администрации муниципального образования Одоевский район" (приложение).
2. Считать утратившим силу Постановление главы администрации муниципального образования Одоевский район от 11.05.2006 № 212 "Об утверждении Положения "О секторе муниципального архива администрации муниципального образования Одоевский район".
3. Заведующей отделом муниципального архива (Свистунова В.А.) разработать должностные инструкции работников отдела.
4. Контроль за выполнением данного Постановления возложить на заместителя главы администрации муниципального образования Одоевский район по социальным вопросам и административной работе Новикова А.Н.
5. Постановление вступает в силу со дня подписания.
Глава администрации
муниципального образования
Одоевский район
В.А.КОСАРЕВ
Приложение
к Постановлению администрации
муниципального образования
Одоевский район
от 01.11.2010 № 899
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ОДОЕВСКИЙ РАЙОН
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Администрация муниципального образования Одоевский район в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в ее деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Тульской области, ведению администрации Тульской области.
1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация МО Одоевский район образует в своем составе отдел муниципального архива, который является самостоятельным структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, имеет свою печать и угловой штамп.
1.3. Отдел муниципального архива руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими законодательными актами Российской Федерации и принятыми в соответствии с ними законодательными и иными правовыми актами Тульской области, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ, Уставом
муниципального образования, постановлениями, распоряжениями муниципального образования и настоящим Положением.
1.4. Отдел муниципального архива содержится за счет средств бюджета муниципального образования.
Дополнительными источниками финансирования могут быть:
- целевые средства из бюджета областной администрации (при реализации программ развития архивного дела, включая мероприятия в муниципальном образовании; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации, в том числе полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории муниципального образования);
- спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.5. Штатная численность и номенклатура должностей отдела устанавливается главой муниципального образования.
1.6. Администрация обеспечивает отдел муниципального архива помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, противопожарную безопасность, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Отдел муниципального архива обеспечивает хранение:
2.1.1. Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Тульской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных организаций, учреждений и предприятий, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Тульской области.
2.1.2. Архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документов личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Тульской области.
2.1.3. Документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника.
2.1.4. Учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.2. Документы негосударственной части Архивного фонда поступают в отдел муниципального архива на основе договоров, заключенных собственниками документов и отделом, действующим от имени администрации муниципального образования.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
3.1. Основными задачами отдела муниципального архива являются:
3.1.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.
3.1.2. Комплектование документами, имеющими историческое, научное, экономическое, социальное, культурное, политическое значение для муниципального образования.
3.1.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, использование документов для исполнения запросов граждан, учреждений, организаций и предприятий социально-правового характера, связанных с обеспечением законных прав и интересов.
3.1.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений района; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
3.1.5. Контроль за соблюдением организациями, учреждениями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от форм собственности законодательства Российской Федерации и Тульской области, постановлений, распоряжений администрации в области архивного дела.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
4.1. В соответствии с основными задачами отдел муниципального архива выполняет следующие функции:
4.1.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в отдел архивного дела департамента культуры Тульской области по установленным формам сведения о хранящихся в отделе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности.
4.1.2. Разрабатывает и по согласованию с отделом архивного дела департамента культуры Тульской области представляет на утверждение администрации муниципального образования списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в отдел муниципального архива, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
4.1.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе.
4.1.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
4.1.5. Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения и организации о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документальную информацию.
4.1.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях на выставках, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы отдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.
4.1.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документооборота учреждений - источников комплектования, а также на основании соглашения (договора) между отделом и организациями, учреждениями, предприятиями, находящимися на территории муниципального образования, ведет в установленном порядке государственный учет документов архивного фонда, хранящихся в учреждениях - источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории района.
4.1.8. Информирует администрацию муниципального образования, отдел архивного дела департамента культуры Тульской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Тульской области и архивах.
4.1.9. Рассматривает и согласовывает номенклатуры дел учреждений - источников комплектования.
4.1.10. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии отдела архивного дела департамента культуры Тульской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения и по личному составу учреждений, организаций, документы которых подлежат приему на хранение.
4.1.11. Проводит семинары, консультации с лицами, ответственными за делопроизводство и архив, по вопросам организации документооборота и подготовки документов для передачи на постоянное хранение в отдел.
4.1.12. Проводит прием граждан, рассматривает заявления, предложения, жалобы по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
4.1.13. Внедряет в практику отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, автоматизированные технологии обработки и поиска документальной информации.
Нумерация статей дана в соответствии с официальным текстом документа.
4. ПРАВА
Отделу муниципального архива для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
4.1. Представлять администрацию муниципального образования по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Получать от учреждений - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии документов и организации документов в делопроизводстве.
4.3. Проверять выполнение учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных актов Тульской области, постановлений, распоряжений муниципального образования в области архивного дела.
4.4. Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.5. Иметь своего представителя в составе ликвидированных комиссий учреждения, организации, предприятия для участия в решении вопросов сохранности документов архивного фонда.
4.6. Ставить вопросы перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности к ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде Тульской области и архивах.
4.7. Вносить на рассмотрение администрации муниципального образования предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документооборота организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией МО вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
5.1. Отдел муниципального архива возглавляет заведующий, являющийся муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенном Уставом
муниципального образования, настоящим Положением, обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела.
5.2. Заведующий отделом назначается на должность главой администрации по результатам конкурса на замещение вакантной должности заведующего отделом муниципального архива и освобождается от должности главой администрации муниципального образования Одоевский район.
5.3. Заведующий отделом:
5.3.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.
5.3.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед администрацией МО и в установленном порядке - перед отделом архивного дела департамента культуры Тульской области.
5.4. При смене заведующего отделом прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители муниципального образования.
5.5. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ, на основе целевых программ, планов работы, утвержденных администрацией с учетом рекомендаций отдела архивного дела департамента культуры Тульской области.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
6.8. Ликвидация или реорганизация отдела муниципального архива осуществляется главой администрации муниципального образования в установленном порядке. Архивный фонд и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидированного или реорганизованного отдела, передаются его правопреемникам, при отсутствии правопреемника архивные фонды и документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Тульской области.
