МЭР ГОРОДА ШИМАНОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 декабря 2009 г. № 1798
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В целях оптимизации документооборота в администрации города Шимановск и ее структурных подразделениях и повышения качества подготовки документов утвердить прилагаемую Инструкцию
по делопроизводству в администрации города Шимановск и ее структурных подразделениях.
П.В.БЕРЕЗОВСКИЙ
Утверждена
распоряжением
мэра
города Шимановска
от 18 декабря 2009 г. № 1798
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ШИМАНОВСКА
И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города Шимановск и ее структурных подразделениях (далее - администрация города).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Амурской области, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, Типовой инструкцией
по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области, утвержденной постановлением губернатора Амурской области от 27 декабря 2007 г. № 700.
1.3. Режим и порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, документами для служебного пользования, а также особенности работы с несекретными документами во внешнеэкономической, административно-хозяйственной, валютно-финансовой и других областях деятельности администрации города (контрактные, договорные, отчетные и т.п.), не регламентированные настоящей Инструкцией, определяются специальными нормативными документами.
1.4. Соблюдение установленных Инструкцией правил ведения делопроизводства и оформления документов обязательно для всех работников.
1.5. При работе с документами следует выполнять следующие требования:
1.5.1. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.5.2. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку на продолжительное время (более суток) сотрудники администрации города обязаны передать находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя администрации города.
1.5.3. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы к руководителю подразделения.
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами (постановления, распоряжения, договоры, контракты) в администрации города осуществляются экспертно-правовым отделом.
1.7. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.8. Внесение изменений и дополнений в Инструкцию утверждается мэром города.
1.9. Делопроизводство по обращениям граждан осуществляется отдельно от основного делопроизводства.
II. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ И ТЕХНИЧЕСКОМУ
ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Унификация документов и требования к бланкам.
2.1.1. Унификация документов заключается в разработке единых форм документов и единых правил составления и оформления трафаретных текстов.
2.1.2. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих требований разрабатываются бланки документов администрации города.
2.1.3. На бланках печатаются документы, представляемые как проекты постановлений, распоряжений, приказов, писем.
Внутреннюю переписку допускается вести на стандартных листах бумаги без использования бланков.
2.1.4. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
В деле подшито и пронумеровано ________________________________ листов
В том числе:
литерные номера листов ________________________________________
пропущенные номера листов ________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________
┌─────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐
│ Особенности физического состояния │ Номера листов │
│ и формирования дела │ │
├─────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├─────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ │ │
│ │ │
│ │ │
└─────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ┌──────────────────────────────────────┬──────────────────────────────┐ │
│ │ │Текст, перевернутый против │ │
│ │ │часовой стрелки на 180° │ │
│ └──────────────────────────────────────┴──────────────────────────────┘ │
│ │
│ ___________________________________________________________________ │
│ ___________________________________________________________________ │
│ ___________________________________________________________________ │
│ (название учреждения структурного подразделения) │
│ │
│ ДЕЛО ________________ ТОМ ______________ │
│ │
│ ___________________________________________________________________ │
│ (заголовок дела) │
│ │
│ НАЧАТО _______________ │
│ ОКОНЧЕНО _____________ │
│ НА ЛИСТАХ ____________ │
│ ХРАНИТЬ ______________ │
│ │
│ ┌────────────────────┐ │
│ │Ф. № _______________│ │
│ │Оп. № ______________│ │
│ │Д. № _______________│ │
│ └────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
