КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
от 28 мая 2010 г. № 48-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОПРЕДЕЛЕНИЯ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕЕСТР УНИКАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В соответствии с частью 2 статьи 14
Закона Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года № 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике" приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемый Порядок
определения уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики.
2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Комитета Н.Г. Пушкареву.
Председатель Комитета
Н.В.ТОЙКИНА
Утвержден
приказом
Комитета по делам
архивов при Правительстве
Удмуртской Республики
от 28 мая 2010 г. № 48-п
ПОРЯДОК
ОПРЕДЕЛЕНИЯ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕЕСТР УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО
ФОНДА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
1. Общие положения
1.1. Порядок определения уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики (далее - Порядок) подготовлен в целях нормативного закрепления перечня критериев отнесения архивных документов к уникальным документам Архивного фонда Удмуртской Республики.
1.2. Порядок подготовлен в соответствии с:
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",
Законом
Удмуртской Республики от 30.06.2005 № 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике",
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер № 9059),
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 № 1296 "Об утверждении Административного регламента по исполнению Федеральным архивным агентством государственной функции "Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.12.2007, регистрационный номер № 10633),
постановлением
Правительства Удмуртской Республики от 13.05.2002 № 437 "О Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики и о страховом копировании уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики".
1.3. Порядок предназначен для сотрудников государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек Удмуртской Республики, организаций государственных академий наук, иных организаций - владельцев документов Архивного фонда Удмуртской Республики, а также физических лиц - собственников архивных документов.
2. Основные требования
2.1. Объектом, включаемым в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики, может быть отдельный документ или единица хранения (дело), состоящая из уникальных документов. В исключительных случаях к категории уникальных могут быть отнесены комплексы документов, архивные фонды или коллекции документов, их части, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.
К категории уникальных относится вся единица хранения (дело), если в ней выявлен хотя бы один уникальный документ.
2.2. Документ Архивного фонда Удмуртской Республики, включенный в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, автоматически включается в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики.
2.3. Опубликованность документа не является препятствием для включения документа-подлинника в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики.
2.4. При определении уникальных документов основной акцент делается не на ценности информации, содержащейся в документе, а на общекультурной значимости отдельного документа, его реликвийности, мемориальности, единственности в своем роде по содержанию и месту в истории Удмуртии, России, а также высокой материальной ценности. Под материальной ценностью уникального документа понимается его наивысшая возможная цена, выраженная в максимальной страховой оценке.
3. Критерии отнесения архивных документов к уникальным документам Архивного фонда Удмуртской Республики
3.1. Отнесение архивных документов к категории уникальных документов осуществляется по специальным критериям:
3.1.1. Древность документа. В соответствии с этим критерием к уникальным относятся все документы, созданные по XVII век включительно, как подлинники, так и изготовленные тогда же копии и фрагменты сохранившихся и несохранившихся подлинников.
Как исключение, в качестве древних могут рассматриваться выполненные в XVIII веке списки (копии) несохранившихся более древних (ранних) документов (грамот, договоров, картографических документов), но в целом для применения к документам XVIII в. данного критерия необходимы дополнительные обоснования и заключения экспертов.
Древность документов иностранного (например, восточного) происхождения следует определять с учетом заключений специалистов в соответствующих областях древней истории.
Критерий "древность документа" является самодостаточным и не требует применения других критериев.
3.1.2. Подлинность документа - обязательный критерий для всех документов при отнесении их к категории уникальных, исключая древние. В порядке исключения могут быть рассмотрены в качестве возможных для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики с учетом других критериев отдельные наиболее ценные копии более ранних документов, сделанные в XVIII веке (см. п. 3.1.1
). Но, как правило, соответствие носителя текста документа времени и автору обязательно.
3.1.3. Бесспорность культурно-исторической значимости документа. Этот критерий обусловлен требованием отнесения к категории уникальных лишь тех документов, общенациональная ценность которых общепризнана, т.е. бесспорна.
Настоящий критерий определяет значение документа в качестве культурной ценности как таковой и не имеет в виду его научно-информационную или источниковую ценность с точки зрения сегодняшней исторической конъюнктуры, интересов исследовательских школ и возможностей использования.
Этот критерий применяется не только к широко известным (пусть лишь в среде специалистов) документам. Документ мог быть неизвестен ранее, но если он выявлен, интерес общества к нему должен быть бесспорным и постоянным.
В рамках данного критерия может использоваться понятие "первый" (протокол первого съезда, первый указ и т.п.), а также учитываться влияние документа на последующий ход общественной, государственной, национальной, религиозной жизни республики.
3.1.4. Публичность документа. Для включения документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики он должен быть публичным (открытым). В Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики не могут включаться засекреченные документы (содержащие государственную тайну), с ограниченным доступом (ДО), для служебного пользования (ДСП), документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывшего владельца в соответствии с договором о передаче документов на постоянное хранение, а также документы, которые по каким-либо другим существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы для исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Следует учитывать, что и среди данной категории документов могут быть реликвии, представляющие собой национальное и культурно-историческое достояние. Поэтому при проведении работы по выявлению уникальных документов необходимо провести их соответствующее изучение. В случае выявления уникальных документов перед включением в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики с документов должны быть сняты все ограничения на использование в порядке, установленном законодательством.
3.1.5. Высокая материальная ценность документа. Этот критерий выражается в максимальной страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены. Страховая оценка определяется в соответствии с действующими методиками, утвержденными в установленном порядке. По данному критерию к категории уникальных могут быть отнесены документы, которые будут оценены не ниже, чем в 50 тыс. долларов США или 30 тыс. английских фунтов стерлингов, исходя из аукционных цен фирмы Сотби (Лондон). Предварительная оценка проводится владельцем или собственником документа, окончательное решение принимает Межведомственная экспертно-проверочная методическая комиссия уполномоченного исполнительного органа Удмуртской Республики в области архивного дела.
Определенная в соответствии с действующими методиками страховая оценка уникального документа не является неизменной и может быть впоследствии уточнена (например, при страховании документа для экспонирования на выставке).
3.1.6. Отношение документа к историческому событию. В этом критерии в первую очередь учитывается не столько важность отраженного в документе события, явления, процесса, но именно само отношение и принадлежность документа к важному историческому событию, явлению, процессу. Документ должен не просто отражать событие или быть одновременным ему, но непосредственно принадлежать этому событию, быть его неотъемлемой составной частью. По данному критерию к уникальным документам могут быть отнесены подлинные акты конституционного характера: манифесты, кодексы, конституции, декларации, соглашения и договоры международного и внутреннего характера и другие документы, в которых зафиксированы исторические решения, определяющие судьбу республики, кардинальные государственные преобразования, реформы.
В эту же группу могут войти документы, непосредственно относящиеся к событиям или объектам мирового или общероссийского значения в области науки и техники, в которых зафиксированы крупные открытия и изобретения, кардинально повлиявшие на уровень развития культуры и общества, той или иной отрасли науки и техники.
В соответствии с этим критерием для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики могут быть рекомендованы аудиовизуальные документы, которые иногда являются единственными адекватными доказательствами событий, процессов, редких природных явлений и т.д., а также представляющие собой большую историческую или художественно-эстетическую ценность.
3.1.7. Отношение документа к исторической личности. По этому критерию в качестве уникальных могут рассматриваться документы, относящиеся к личностям, к которым употребителен эпитет "великий" - общепризнанных классиков российской и удмуртской литературы, искусства, выдающихся деятелей науки и техники, а также документы руководителей государства, республики, национальных и народных героев. Следует учесть, что при оценке вклада того или иного лица в культуру и историю России эпитет "великий" возможно и не применим, но в истории и культуре Удмуртии данное лицо могло сыграть значительную роль.
С точки зрения совместимости этого критерия с критерием "бесспорность культурно-исторической значимости" следует учитывать и личности, не имеющие большого значения для Удмуртии, но имеющие такое значение для других народов, если документы таких деятелей будут выявлены. По своему характеру документы, относящиеся к исторической личности, - это прежде всего автографы (рукописи) и другие подлинные документы, личные документы, личные (учетные) карточки, формулярные (послужные) списки и т.д. В некоторых случаях это могут быть документы, имеющие к данному лицу не прямое, а косвенное отношение (адресованные ему письма, упоминания о нем в других документах).
При использовании настоящего критерия не следует применять этическую оценку исторических личностей, акцентируя внимание на месте и роли человека в истории, с другой стороны, оценка личности как исторической должна быть достаточно устоявшейся, общепризнанной и не зависеть от неоднократно менявшихся конъюнктурных оценок.
В рамках этого критерия, а также критериев, рассмотренных в пунктах 3.1.3
и 3.1.6
, должен учитываться объем документа. Автограф или дарственная надпись на книге, сделанная великим человеком, не равноценна по своему культурно-историческому значению рукописи его письма, а письмо - автографу (рукописи) его научного, публицистического или литературного произведения. При отборе документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики предпочтение отдается рукописи письма или произведения. При отсутствии в Архивном фонде Удмуртской Республики последних может быть предложен для включения в Государственный реестр и автограф (дарственная надпись).
3.1.8. Юридическое значение документа, совпадающее с его юридической силой, может в некоторых случаях рассматриваться в качестве отдельного критерия при определении уникальных документов.
Этот критерий не всегда совпадает с критерием подлинности (не всякий подлинник имеет юридическую силу, и не всякий документ, имеющий юридическую силу, обязательно подлинник - это может быть дубликат, соответствующим образом заверенная копия). Но для отнесения документов к категории уникальных подлинность обязательна.
Данный критерий может применяться с учетом четырех обязательных критериев (см. п. 3.2
) к отдельным конституционным и другим государственным актам внутреннего и международного характера, сохраняющим свое правовое значение, а также к отдельным документам личного происхождения (завещаниям, дарственным и т.п.), если юридическое значение этих документов существенно воздействует на их ценность, продолжая влиять на законные имущественные и другие права юридических и физических лиц.
3.1.9. Художественные и оформительские особенности документа. Специфические внешние особенности (художественные, оформительские и др.) могут в отдельных случаях влиять на ценность документа, превращая его в уникальное культурное явление, в т.ч. и художественно-эстетического характера. По этому критерию следует учитывать наличие в оформлении документов или в приложениях к ним драгоценных металлов и камней, уникальных печатей, художественных украшений, различных грамот, договоров, дипломов, национальные и фольклорные особенности в их оформлении и т.д.
Однако, само по себе наличие в оформлении документа драгоценных камней и металлов еще не является основанием для включения его в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики.
3.1.10. Частота (редкость) наличия документов. Этот критерий как самостоятельный не применяется, но может использоваться в качестве дополнительного аргумента к каждому из вышеназванных критериев или в совокупности со всеми вместе. Здесь имеется в виду частота (редкость) наличия какого-либо вида документа в составе Архивного фонда Удмуртской Республики, носителя документа, особенности воспроизведения текста (исчезающий или исчезнувший язык, диалект и т.д.).
3.2. Критерии "подлинность", "бесспорность культурно-исторической значимости", "публичность", "высокая материальная ценность" являются обязательными и применяются в совокупности ко всем документам, не относящимся к древним.
3.3. Критерии "отношение документа к историческому событию", "отношение документа к исторической личности", "юридическое значение документа", "художественные и оформительские особенности", а также дополнительный критерий "частота (редкость) наличия документов" применяются в совокупности с группой обязательных критериев (см. п. 3.2
). Таким образом, для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики документ, не отнесенный к древним, должен соответствовать минимум пяти критериям.
3.4. Применение критериев не должно быть формальным, решение принимается только при наличии согласованного и обоснованного коллективного мнения членов Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии уполномоченного исполнительного органа Удмуртской Республики в области архивного дела и экспертов.
